Published on : 29 May 2021
(voor Nederlands zie hieronder)
Chers membres, chers amis,
Comme vous le savez déjà, le 1er juin se tiendra notre Assemblée générale annuelle à laquelle vous êtes cordialement invités. Elle se tiendra à distance cette année encore. Vous recevrez le lien pour la connexion à la réunion dans la journée du 1er juin.
La réunion portera sur les points habituels à une assemblée générale statutaire à savoir :
- Approbation du PV de l’AG 2020 (annexe 1)
- Rapport annuel des activités (annexe 2F)
- bilan et de comptes 2020 (annexe 3)
- budget pour 2021 (annexe 4)
- décharge aux administrateurs
Ces points seront soumis au vote à main levée.
Suivra ensuite le débat sur le renouvellement du Conseil d’administration.
Après deux années d’exercice et en accord avec les statuts, 6 administrateurs remettent leur mandat au vote. Il s’agit de Barbara Bentein, Christian Dekeyser, Hannes Frank, Maurizio Margaira, Chantal Matthys et Licinia Pereira.
Pour l’élection des membres du Conseil d’Administration, les votes se feront en présentiel pour permettre le secret.
Afin d’organiser cette procédure dans les meilleures conditions de confidentialité et en suivant les recommandations sanitaires en cours, un « bureau de vote » sera installé le 2 juin, de 17 à 20 heures à l’Estampille, rue de Pavie 75, où tous les membres votant seront invités à déposer le bulletin de vote qui leur sera remis sur place.
Quatre volontaires aideront à la bonne tenue de cette procédure. Deux tiendront l’urne et deux autres procèderont au dépouillement qui aura lieu à 20 heures.
Des membres du CA seront présents à l’Estampille pendant toute la durée du vote.
Les résultats seront communiqués par courriel aux membres dans les meilleurs délais.
Nous rappelons que le vote est ouvert aux membres en règle de cotisation 2021.
Ceci vaut pour les votes du 1er juin (à main levée) et du 2 juin à l’Estampille (bulletin dans l’urne). Les personnes ne pouvant être présentes lors d’un ou des deux votes pourront donner procuration (annexe 5) à un membre en ordre de cotisation. Une seule procuration par personne sera admise.
Nous espérons vous accueillir très nombreux les 1 et 2 juin.
Beste leden, beste vrienden,
Op 1 juni houden wij onze jaarlijkse algemene vergadering, waarvoor u van harte bent uitgenodigd. De AV zal dit jaar weer op visio-conferentie worden gehouden. U ontvangt de link naar de bijeenkomst in de loop van de dag op 1 juni.
De vergadering zal de gebruikelijke punten voor een statutaire algemene vergadering behandelen, namelijk:
- Goedkeuring van de notulen van de AV 2020 (bijlage 1 – alleen in het Frans)
- Jaarverslag van de activiteiten (bijlage 2N)
- Balans en rekeningen 2020 (bijlage 3)
- Begroting voor 2021 (bijlage 4)
- kwijting van de bestuurders
Over deze punten zal bij handopsteken worden gestemd.
Daarna volgt het debat over de vernieuwing van de Raad van Bestuur.
Na twee jaar dienst en overeenkomstig de statuten hernieuwen 6 bestuurders hun kandidatuur voor de Raad van bestuur. Het zijn Barbara Bentein, Christian Dekeyser, Hannes Frank, Maurizio Margaira, Chantal Matthys en Licinia Pereira.
Voor de verkiezing van de leden van de Raad van Bestuur wordt in persoon gestemd om geheimhouding mogelijk te maken.
Om deze procedure in de beste omstandigheden van vertrouwelijkheid en volgens de geldende sanitaire aanbevelingen te organiseren, wordt op 2 juni van 17.00 tot 20.00 uur in l’Estampille, Paviastraat 75, een “stembureau” ingericht. Alle stemgerechtigde leden worden uitgenodigd hen hun stembiljet, dat hen ter plaatse zal worden gegeven, in de stembus te deponeren.
Vier vrijwilligers zullen ons helpen voor de organisatie van deze procedure. Twee personen zullen het stemmen overzien en twee anderen zullen de stembiljetten tellen.
Leden van de Raad van Bestuur zullen tijdens de stemming in l’Estampille aanwezig zijn.
De resultaten zullen zo spoedig mogelijk per e-mail aan de leden worden meegedeeld.
Wij herinneren u eraan dat de stemming openstaat voor leden die hun lidgeld voor 2021 betaald hebben.
Dit geldt voor de stemmingen van 1 juni (bij handopsteking) en 2 juni in l’Estampille (stembiljet in de stembus). Personen die niet bij één of beide stemmingen aanwezig kunnen zijn, kunnen een volmacht (bijlage 5) geven aan een ander lid die zijn lidgeld betaald heeft. Per persoon wordt slechts één volmacht toegestaan.
Wij zullen u binnenkort de documenten toezenden die u vóór de vergadering moet bestuderen, d.w.z. de notulen van de AV 2020, het jaarverslag, de begroting en de rekeningen, alsmede de brieven van de nieuwe kandidaat-bestuurders.
Wij hopen u op 1 en 2 juni in groten getale te mogen verwelkomen.
