Invitation officielle à l’Assemblée Générale des membres du GAQ

Attention : deux dates
22 juin à 20 heures / 8 septembre à 20 heures  

                  Notre Assemblée Générale aura lieu en deux séances :
                            le 22 juin et 8 septembre à 20 heures.

Chers membres et amis du GAQ,

La crise du COVID-19 impose des mesures sanitaires qui auront un impact sur le déroulement de notre AG 2020. Le Conseil d’Administration a décidé lors de sa dernière réunion du 9 juin dernier, de scinder l’Assemblée générale 2020.

Modalités pratiques de l’organisation de l’AG 2020
Lors de cette Assemblée, des votes à bulletin secret doivent intervenir. Or, il ne nous est à ce stade pas possible d’y procéder par visio-conférence ou autres procédures pouvant garantir la confidentialité des votes. Il est apparu que la meilleure solution pour nous serait un vote en présentiel. C’est pourquoi nous allons procéder à cette partie de l’AG en septembre, en espérant pouvoir être à nouveau ensemble physiquement.

Qui peut voter aux deux séances ?

• Pourront participer au vote tous les membres du GAQ qui auront dûment payé leur cotisation (20 euros ou plus) la veille des scrutins soit le 18 juin pour la première séance, soit le 4 septembre 2020. (Ceux qui payent plus tard, respectivement le 21 juin ou le 7 septembre 2020, merci de nous scanner ou d’apporter la preuve de paiement)
• Tout membre qui ne pourra pas être présent à l’AG, peut donner une procuration (ci-dessous un bulletin – annexe 1 – que vous pourrez remettre à un membre participant à l’AG. Sur le bulletin, n’oubliez pas d’indiquer la date de la réunion sur laquelle porte cette procuration). Prière de noter qu’un membre présent peut détenir maximum deux procurations.
• Un mail à ca@gaq.be donnant procuration à un membre présent est valable à condition qu’il parvienne la veille du scrutin.

A – Première séance de l’AG – le 22 juin à 20 heures
en visioconférence (le lien pour la conférence vous sera envoyé par mail)

Documents à examiner
Les documents examinés et à approuver par vote simple se trouvent en annexe ci-dessous : 
1/ PV de l’AG de 2019 – annexe 2 (ci-dessous)
Vote pour approbation par visio-conférence. 

2/ Les comptes de 2019 – annexe 3 (ci-dessous)
Vote pour approbation par visio-conférence. 

3/ La Charte de Mobilité – annexe 4 (ci-dessous)
Vote pour approbation par visio-conférence. 

Prière de noter qu’après la première partie de l’AG, le 22 juin, une brève Réunion Mensuelle suivra l’AG. Elle portera sur les dossiers courants en cours.  L’ordre du jour vous parviendra séparément.


B –  Deuxième séance de l’AG – le 8 septembre à 20 heures
lieu à confirmer (l’information vous sera envoyée par mail)

Cette partie de l’Assemblée Générale sera essentiellement consacrée à la présentation et l’approbation du budget 2020 et au renouvellement du Conseil d’Administration notamment par l’élection de nouveaux administrateurs (par vote secret)

Documents à examiner

1/ Le budget 2020 – annexe 5 (ci-dessous)
Vote pour approbation par vote secret

2/ Décharge aux Administrateurs
Six membres actuels du CA ont été élus l’année passée et sont prêts à continuer leur mandat (2 ans) :
     Barbara Bentein
     Christian Dekeyser
     Hannes Frank
     Maurizio Margaira
     Chantal Matthys
     Licinia Pereira

Trois membres actuels du CA ont été élus il y a 2 ans et se présentent pour un nouveau mandat :
     Randy Rzewnicki
     Michaël Van Gompen
     Pierre-Luc Vervandier
Vote pour approbation par vote secret. 

3/ Les candidatures pour le conseil d’administration – annexe 6 (ci-dessous)
Deux nouvelles candidatures sont présentées pour la première fois :
     Myriam Dauven et Katia Vandenborre
Vote pour approbation par vote secret. 

Présentation du nouveau Conseil d’Administration

Intéressé à devenir membre du CA du GAQ ?
Si certains parmi vous voulaient se présenter comme candidat membre de notre Conseil d’Administration, nous vous serions reconnaissants de nous envoyer avant le 31 août à 18h les éléments suivants :

• Un très bref cv
• Votre motivation
• D’éventuels conflits d’intérêt

     Votre candidature doit nous parvenir sur ca@gaq.be.  Après 18h le 31 août, nous ne pourrons plus examiner de nouvelles candidatures.

Cordialement.

ANNEXE 1 : Formulaire de procuration

ANNEXE 2 : Procès-Verbal de l’Assemblée générale statutaire

ANNEXE 3 : Bilan et comptes

ANNEXE 4 : Charte de la Mobilité

ANNEXE 5 : Budget

ANNEXE 6 : Candidatures Myriam Dauven et Katia Vandenborre