Déclaration de confidentialité

Dernière mise à jour : septembre 2023

Nous nous engageons à protéger et à traiter vos données à caractère personnel en toute transparence et dans le strict respect de la législation en matière de protection de la vie privée. Le nouveau Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données ou « RGPD ») s’applique depuis le 25/05/2018. Nous traitons vos données à caractère personnel conformément aux exigences de ce dernier.

L’objectif de cette déclaration générale de protection de la vie privée (ci-après, la « Déclaration ») est de vous informer de manière complète sur le sujet. Elle explique comment nous, en tant que responsable du traitement, collectons, utilisons et conservons vos données à caractère personnel.

Nous vous invitons à prendre le temps de lire cette Déclaration pour vous familiariser avec nos pratiques en la matière.

Portée de la Déclaration

A. Que signifient « donnée à caractère personnel », « traitement », qui est « responsable du traitement » et qui est la personne de contact privilégiée « DPO » ?

Une donnée à caractère personnel est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut, par exemple, s’agir du nom d’une personne, d’une photo, d’un numéro de téléphone, d’un code, d’un mot de passe, une date de naissance, d’une adresse email.

Le traitement consiste en toute opération portant sur une donnée à caractère personnel. Le traitement couvre entre autres tous les aspects liés à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction de cette donnée.

GAQ asbl est responsable du traitement de vos données à caractère personnel dont elle dispose. Cela signifie que nous déterminons les finalités et les moyens du traitement de ces données et que nous sommes votre interlocuteur ainsi que celui des autorités de contrôle pour toute question relative à l’utilisation de celles-ci. Nous avons désigné comme point de contact unique au sein de notre entreprise un délégué à la protection des données (« data protection officer » ou « DPO ») dont les coordonnées sont les suivantes :

GAQ
Rue Charles Quint 130, 1000 Bruxelles
Courriel: ca@gaq.be

B. Qui est concerné ?

Notre Déclaration s’applique à toutes les personnes physiques qui entrent en contact avec GAQ, qui visitent notre site internet ou qui devient Organisateur et encodage des données liées à son organisation ou ses activités.

C. Quelles données sont couvertes par cette Déclaration ?

Lors de nos interactions avec vous dans le cadre de GAQ et en fonction de la nature de votre relation contractuelle ou autre avec GAQ, nous pouvons être amenés à collecter différentes données à caractère personnel vous concernant :

données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, date de naissance, etc.) ;
données de contact (par exemple : adresse postale, adresse mail, téléphone, etc.) ;
caractéristiques personnelles (par exemple : photo, langue, nationalité, date et lieu de naissance, etc) ;
données professionnelles (par exemple : employeurs précédents et actuels, références professionnelles, etc) ;
données comportementales, à savoir les données relatives à votre utilisation du site Internet (par exemple : préférences linguistiques, cookies, journaux de vos activités, etc).
informations de connexion, à savoir les informations que nous recueillons lorsque vous vous connectez à notre site Internet (par exemple : adresse IP, informations sur l’appareil de connexion, etc).
photos ou vidéos.

Envoi de newsletters : lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter afin d’être tenu informé de nos activités, nous récoltons votre adresse email de manière à vous envoyer nos newsletters. Nous procédons à cet envoi car vous y avez consenti. Si vous ne souhaitez plus recevoir nos newsletters, vous pouvez à tout moment retirer votre consentement, via le lien intégré directement dans chaque newsletter.

Comment protégeons-nous vos données ?

Nous nous engageons à préserver la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles. Pour cela, nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes d’information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent notamment des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d’accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. L’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes pour lesquelles cela s’avère nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches.

Elles sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel. Nous avons mis en place des moyens techniques afin de protéger vos données à caractère personnel. Nous voulons ainsi éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les traitent, les modifient ou les détruisent.

Notre site internet contient des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’événements que nous soutenons, …) dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ d’application de cette Déclaration ni sous notre responsabilité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur Déclaration de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.

Qui a accès à vos données et à qui sont-elles transférées ?

A. Généralités

Afin de protéger votre vie privée, les collaborateurs de GAQ asbl qui sont autorisés à accéder à vos données sont déterminés avec précision en fonction de leurs tâches.

B. Pas de transfert pour utilisation commerciale

GAQ asbl ne transmet pas vos données pour utilisation commerciale à des tiers.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données durant la période de prescription légale ou tout autre délai de conservation qui serait imposé par la loi. Si la loi ne prescrit pas de délai de conservation spécifique, nous déterminons le délai sur la base de l’objectif pour lequel les données ont été collectées. Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire pour accomplir l’objectif poursuivi.

Enfin, lorsque vos données sont collectées sur base de votre consentement, nous les utilisons uniquement jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.

Nous garantissons de ne donner qu’un accès limité aux données archivées et de supprimer ou de rendre anonyme vos données personnelles si la période de conservation est écoulée.

Quels sont vos droits et comment les exercer ?

Conformément à la législation relative à la protection des données, vous disposez, sous certaines conditions bien définies dans cette législation, de différents droits par rapport à vos données personnelles :

A. Droit d’accès

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :

si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
dans quels buts nous les traitons ;
quelles catégories de données sont traitées ;
leur durée de conservation ;
des informations quant aux droits que vous pouvez exercer (rectification, effacement, …) ou de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité pour la protection de la vie privée ;
l’origine des données traitées.

B. Droit de rectification

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

C. Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel.

C’est le cas notamment si :

les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui-ci ;
vous vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes qui prévalent sur les vôtres ;
Votre droit à l’oubli n’est toutefois pas absolu. Nous sommes en droit de continuer à conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :
au respect d’une obligation légale ;
à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

D. Droit à la limitation du traitement

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Nous continuerons à stocker vos données, mais nous limiterons leur utilisation.

C’est notamment le cas lorsque :

vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, le temps que nous puissions contrôler celle-ci ; et
vos données bien que n’étant plus nécessaires à la poursuite des finalités du traitement, vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice.

La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

vous nous donnez votre accord en ce sens ;
le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;
le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêt public.

E. Droit à la portabilité

Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies :

vous soient transmises ;
ou soient transmises directement par GAQ asbl à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.

C’est le cas lorsque :

vous avez consenti au traitement de vos données ou le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat ; et
lorsqu’il s’agit d’un traitement automatisé.

F. Droit d’opposition

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s‘avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

H. Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement par GAQ asbl est basé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué durant la période précédant votre retrait de consentement.

À qui vous adresser ?

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser votre demande datée et signée, accompagnée d’une photocopie recto de votre carte d’identité par courrier ou courriel à notre délégué à la protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

GAQ asbl
Rue Charles Quint 130, 1000 Bruxelles
Courriel: ca@gaq.be

Ces droits sont gratuits et peuvent être exercés à tout moment. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception.

Comment rester au courant des modifications apportées à cette déclaration de confidentialité ?

GAQ asbl peut modifier ou mettre à jour la présente déclaration de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables. Pour ce faire, nous affichons la version mise à jour sur notre site internet. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version en ligne de cette déclaration. La date des modifications les plus récentes figure sur cette page.

Que sont les cookies ?

Les cookies sont des petits fichiers textes émis par le serveur du site web que vous consultez et qui sont inscrits via votre navigateur web sur le disque dur de votre système. Les cookies ne sont pas des programmes actifs exécutables et ne constituent, par conséquent, pas un risque pour votre système.

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Si vous poursuivez la visite de notre site sans modifier votre configuration concernant les cookies ou sans acceptation explicite des cookies, nous considérons que vous acceptez l’installation de ceux-ci.

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Quels sont les cookies utilisés sur ce site ?

Les cookies fonctionnels : ces cookies permettent de retenir vos préférences afin de prévoir la configuration correcte lors d’une prochaine visite.

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